Was IT-Betreuung für ein Büro mit 2 bis 20 Arbeitsplätzen umfasst
In einem kleinen Büro gibt es selten jemanden, der sich hauptberuflich um die Technik kümmert. Meist übernimmt das nebenbei die Person, die „sich mit Computern auskennt“, bis ein Update hängen bleibt oder der Server nicht mehr startet. IT-Betreuung heißt, diese Aufgaben planbar an jemanden abzugeben, der sie regelmäßig erledigt und im Störungsfall weiß, wie Ihre Umgebung aufgebaut ist.
Für eine Kanzlei, eine Praxis oder ein Handwerksbüro mit 2 bis 20 Arbeitsplätzen gehört typischerweise dazu:
- Updates: Windows, macOS, Office und Fachprogramme aktuell halten, fehlgeschlagene Updates erkennen und nachziehen.
- Datensicherung prüfen: Läuft die Sicherung wirklich, und lassen sich Dateien daraus zurückholen?
- Virenschutz: Ist er auf allen Geräten aktiv und aktuell, gab es Meldungen?
- Benutzer und Zugänge: neue Mitarbeiter einrichten, Konten ausgeschiedener Mitarbeiter sperren, Berechtigungen auf Ordner und Programme vergeben.
- Drucker und Scanner: Treiber, Scan-Ziele, Netzwerkdrucker, die nach einem Update plötzlich nicht mehr gefunden werden.
- Netzwerk: Router, WLAN, Switches und VPN-Zugänge für das Arbeiten von unterwegs, mehr dazu unter Netzwerk in Dresden.
- Server und NAS: Speicherplatz, Festplattenzustand, Freigaben, Updates und Ereignisprotokolle.
- Dokumentation: Welche Geräte, Lizenzen, Zugänge und Einstellungen gibt es? Ohne diese Übersicht beginnt jede Störung mit Suchen.
Welche Punkte bei Ihnen anfallen, hängt von der Ausstattung ab. Ein reines Windows-Büro braucht andere Handgriffe als eines mit Macs und iPhones, siehe Windows-Support und Apple-Support. Zur Betreuung gehört oft auch die Webseite: Was Suchmaschinenoptimierung kostet, steht im Ratgeber SEO-Kosten, und wie Sie bei Google in der Umgebung besser gefunden werden, in der Checkliste Sichtbarkeit bei Google erhöhen.
Computerwartung und Serverwartung: was regelmäßig anfällt
Die meisten Ausfälle in kleinen Büros kündigen sich an: eine Sicherung, die seit Wochen mit Fehler endet, eine Festplatte, die Warnungen schreibt, ein Update, das nie installiert wurde. Regelmäßige Wartung soll genau das finden, bevor es den Betrieb aufhält.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik rät, Updates möglichst rasch zu installieren, weil Angreifer bekannte Lücken oft schon in den ersten Tagen ausnutzen. In seinen Schutzmaßnahmen für Unternehmen empfiehlt es außerdem, Sicherungskopien anzulegen und diese Backups regelmäßig zu testen. Feste Intervalle nennt das BSI dort nicht. Die folgenden Abstände sind meine Empfehlung für kleine Büros:
| Aufgabe | Intervall (Empfehlung) | Worauf achten |
|---|---|---|
| Sicherheitsupdates für Betriebssystem und Programme | automatisch, sobald verfügbar; Kontrolle monatlich | Hängen Geräte hinterher? Gibt es noch Rechner ohne Support, etwa mit Windows 10? |
| Datensicherung | täglich automatisch; Protokolle wöchentlich ansehen | Fehlermeldungen, volle Sicherungsziele, fehlende Ordner |
| Wiederherstellung testen | vierteljährlich | Einzelne Dateien und ein ganzer Ordner lassen sich tatsächlich zurückholen |
| Virenschutz | Status monatlich | Auf allen Geräten aktiv, Signaturen aktuell, Meldungen ausgewertet |
| Server und NAS | monatlich | Updates, Firmware, Speicherplatz, Festplatten- und RAID-Zustand, Ereignisprotokolle |
| Router und Firewall | vierteljährlich | Firmware-Stand, offene Freigaben, VPN-Zugänge noch alle nötig? |
| Benutzerkonten und Berechtigungen | bei jedem Personalwechsel, sonst halbjährlich | Alte Konten gesperrt, Rechte nicht breiter als nötig |
| Hardware und Lizenzen | jährlich | Alter der Geräte, Laufzeiten von Lizenzen und Garantien, Ersatz planen |
| Dokumentation | nach jeder Änderung | Geräte, Zugänge, Einstellungen und Ansprechpartner aktuell |
Server brauchen engere Abstände als Arbeitsplatz-PCs, weil ein Ausfall dort alle gleichzeitig trifft. Bei einem einzelnen NAS mit Dokumentenablage reicht oft ein kurzer monatlicher Blick per Fernwartung, bei einem Windows Server mit Active Directory und Datenbank ist mehr zu tun.
Abrechnungsmodelle am Markt
IT-Dienstleister rechnen im Wesentlichen auf drei Arten ab. Keine davon ist grundsätzlich besser, sie passen zu unterschiedlichen Büros.
Nach Aufwand
Sie zahlen die tatsächlich geleistete Zeit zum Stundensatz, dazu Anfahrt oder Fernwartung. In einer Stichprobe öffentlich genannter Preise (Stand September 2026) lagen die Stundensätze für IT-Service zwischen 30 und 169 € netto, die meisten zwischen 80 und 100 € netto. Achten Sie auf den Abrechnungstakt: Manche Anbieter berechnen die erste Stunde voll oder rechnen in halben Stunden ab.
- Vorteil: Sie zahlen nur, was anfällt, ohne Laufzeit. In ruhigen Monaten kostet die IT nichts.
- Nachteil: Die Kosten schwanken. Und wer knapp rechnet, lässt Wartung gern ausfallen, bis etwas kaputtgeht.
Stundenkontingent
Sie kaufen vorab ein Paket an Stunden, etwa für ein Quartal oder ein Jahr, und rufen es nach Bedarf ab, oft zu einem etwas niedrigeren Satz. In der Stichprobe nannten nur wenige Anbieter dafür konkrete Preise, meist wird es individuell vereinbart.
- Vorteil: Budget steht fest, Abrechnung bleibt nachvollziehbar.
- Nachteil: Nicht genutzte Stunden verfallen je nach Vertrag, und ist das Kontingent aufgebraucht, wird wieder normal abgerechnet.
Monatliche Pauschale pro Arbeitsplatz
Viele Systemhäuser bieten Verträge mit einem festen Betrag je Arbeitsplatz und Monat an, oft mit Überwachung, Update-Verwaltung und Helpdesk. In der Stichprobe von acht Anbietern mit veröffentlichten Preisen (Stand September 2026) lagen die Einstiegspreise zwischen 24 und 69 € netto pro Arbeitsplatz und Monat, der Median bei rund 34 € netto. Größere Pakete derselben Anbieter lagen bei 50 bis 99 € netto. Ratgeberseiten von IT-Firmen nennen als übliche Spanne teils deutlich mehr, bis über 200 € netto für voll verwaltete Arbeitsplätze.
- Vorteil: gleichbleibende Monatskosten und ein Anbieter, der an wenig Störungen verdient.
- Nachteil: Sie zahlen auch in ruhigen Monaten. Server, Vor-Ort-Einsätze, Projekte und Lizenzen sind häufig nicht enthalten und kommen extra. Dazu kommen oft Mindestlaufzeiten.
Lesen Sie bei Pauschalen deshalb genau, was „inklusive“ bedeutet. Ein niedriger Preis pro Arbeitsplatz sagt wenig, wenn der Server einzeln berechnet wird und jeder Besuch vor Ort nach Stunden läuft.
Pauschalvertrag, nach Aufwand, Systemhaus oder Einzelunternehmer
Zwei Fragen stecken in der Entscheidung: wie abgerechnet wird und wer die Arbeit macht. Die Übersicht ist bewusst allgemein gehalten, im Einzelfall kommt es auf den Vertrag an.
| Variante | Stärken | Schwächen | Passt eher für |
|---|---|---|---|
| Pauschalvertrag | planbare Monatskosten, oft mit Überwachung und festen Reaktionszeiten | Laufzeit, Leistungsgrenzen im Kleingedruckten, Kosten auch ohne Bedarf | Büros, die viel Unterstützung brauchen und ein festes Budget wollen |
| Nach Aufwand | keine Bindung, jede Leistung einzeln sichtbar | schwankende Kosten, Wartung wird leicht vergessen | Büros mit stabiler Technik und überschaubarem Bedarf |
| Systemhaus | mehrere Techniker, Vertretung, oft Bereitschaft außerhalb der Bürozeiten | höhere Sätze, wechselnde Ansprechpartner, Ticketsystem | größere Umgebungen und Betriebe, die rund um die Uhr laufen |
| Einzelunternehmer | ein fester Ansprechpartner, der Ihre Umgebung kennt, direkte Wege | keine Vertretung bei Urlaub oder Krankheit, begrenzte Kapazität | kleine Büros mit festen Arbeitszeiten |
Woran Sie einen passenden IT-Dienstleister erkennen
Ob Systemhaus oder Einzelunternehmer: Ein paar Punkte sollten in jedem Fall stimmen. Fragen Sie im Erstgespräch ruhig direkt danach.
- Dokumentation: Sie bekommen eine aktuelle Übersicht über Geräte, Lizenzen und Einstellungen, und zwar so, dass auch ein anderer Techniker damit arbeiten könnte.
- Zugangsdaten beim Kunden: Administrator-Passwörter, Router-Zugang und Lizenzschlüssel liegen bei Ihnen, nicht nur beim Dienstleister. Ein Wechsel darf nicht daran scheitern, dass niemand die Passwörter kennt.
- Erreichbarkeit ehrlich geklärt: Wann ist jemand erreichbar, was passiert bei Urlaub oder Krankheit, gibt es eine Bereitschaft am Wochenende? Klare Antworten sind mehr wert als große Versprechen.
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung: Wer per Fernwartung auf Rechner mit Kunden- oder Patientendaten zugreift, kann dabei personenbezogene Daten sehen. Dafür sieht Art. 28 DSGVO in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor. Die rechtliche Einordnung für Ihren Betrieb klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer Beratung.
- Transparente Abrechnung: Stundensatz, Takt, Anfahrt und Zuschläge stehen vorher fest, und auf der Rechnung steht, was gemacht wurde.
- Erklärt statt versteckt: Sie bekommen auf Nachfrage verständlich gesagt, was geändert wurde und warum.
So arbeite ich
Ich bin Einzelunternehmer. Wenn Sie bei mir anrufen, sprechen Sie mit mir, und ich bin auch derjenige, der vorbeikommt oder sich per Fernwartung aufschaltet. Grundsätzlich rechne ich nach Aufwand ab, einheitlich für alle Leistungen. Wer es planbarer möchte, bekommt auf Anfrage ein Servicepaket, auf Wunsch mit Dauerüberwachung von Datensicherung, Auslastung und Festplattenzustand. Umfang und Preis stimmen wir vorher individuell ab. Alle Preise finden Sie auf der Preisseite.
- Stundensatz: 74,99 € inklusive 19 % MwSt., das sind 63,02 € netto.
- Viertelstundentakt: Angefangene Viertelstunden werden aufgerundet, aus 1 h 10 min werden 1 h 15 min.
- Fernwartung: 17,99 € pauschal pro Sitzung zusätzlich zur Arbeitszeit, ohne Anfahrt. Die Programme für Windows und macOS gibt es auf der Seite Fernwartung.
- Anfahrt: 29,99 € innerhalb Dresdens, 39,99 € nach Freital, Pirna, Bannewitz oder Radebeul. Weitere Orte stehen unter Einsatzgebiet.
- Tätigkeitsnachweis: Auf Wunsch schreibe ich auf, was ich wann gemacht habe. Vor größeren Aufträgen bekommen Sie eine Schätzung oder ein Angebot.
Regelmäßige Wartungstermine, etwa monatlich oder vierteljährlich, sind möglich. Sie werden ebenfalls nach Aufwand zum Stundensatz abgerechnet. Lizenzen für Software, Virenschutz oder Microsoft 365 sowie Hardware kommen gegebenenfalls dazu. Die Datensicherung bleibt Ihre Sache, solange Sie mich nicht ausdrücklich damit beauftragen. Für größere Umgebungen mit vielen Rechnern erstelle ich ein individuelles Angebot.
Erreichbarkeit: Meine Servicezeiten sind Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Sachsen sowie der 24. und 31. Dezember. Auf Störungsmeldungen per E-Mail reagiere ich innerhalb der Servicezeiten Mo–Fr 8–18 Uhr in der Regel binnen acht Stunden, das heißt Bestätigung und Beginn der Analyse. Eine Behebungszeit sage ich nicht zu. Eine Bereitschaft rund um die Uhr gibt es bei mir nicht.
Rechenbeispiel: Büro mit fünf PCs
Ein Büro in Dresden mit fünf Arbeitsplätzen und einem NAS vereinbart vierteljährlich einen Wartungstermin vor Ort. Ich prüfe Updates, Datensicherung, Virenschutz und den Zustand des NAS und bringe die Dokumentation auf Stand. Das dauert in diesem Beispiel zwei Stunden:
- 2 × 74,99 € Arbeitszeit = 149,98 €
- Anfahrt innerhalb Dresdens = 29,99 €
- zusammen 179,97 € pro Termin, bei vier Terminen 719,88 € im Jahr, jeweils inklusive MwSt.
Zum Vergleich: Fünf Arbeitsplätze zum Median-Einstiegspreis der Stichprobe von rund 34 € netto kosten etwa 170 € netto oder gut 200 € brutto im Monat, also rund 2.430 € im Jahr. Dafür deckt eine Pauschale meist auch Hilfe zwischendurch ab. Nach Aufwand zahlen Sie solche Einsätze zusätzlich. In diesem Beispiel wäre die Pauschale erst dann günstiger, wenn im Jahr gut 20 Stunden zusätzliche Hilfe anfallen und die Pauschale diese Einsätze auch wirklich einschließt.
Für wen das passt und für wen eher ein Systemhaus
Meine Arbeitsweise passt zu Büros, Praxen und Kanzleien mit festen Arbeitszeiten, die einen Ansprechpartner wollen, der ihre Technik kennt, und die nach tatsächlichem Aufwand zahlen oder ein kleines, auf ihr Büro zugeschnittenes Servicepaket möchten. Das gilt auch, wenn Windows-PCs und Macs gemischt im Einsatz sind oder ein Windows Server im Keller steht.
Ein Systemhaus mit Bereitschaft ist die bessere Wahl, wenn Ihr Betrieb abends und am Wochenende läuft, wenn ein Ausfall sofort hohe Kosten verursacht oder wenn Sie vertraglich feste Reaktionszeiten brauchen, etwa weil ein Auftraggeber das verlangt. Eine Bereitschaft rund um die Uhr und vertraglich feste Behebungszeiten kann ich als Einzelunternehmer nicht zusagen.
Wenn Sie unsicher sind, was zu Ihnen passt, schildern Sie mir kurz Ihre Ausstattung über die Kontaktseite. Ich sage Ihnen ehrlich, ob ich der richtige Partner bin oder ob Sie mit einem größeren Anbieter besser fahren.